Arbetar du på en begravningsbyrå? Då kanske du har behov av att göra de dokument som du förvarar till digitala dokument. Genom att digitalisera dem får du fler fördelar. Det mesta här i världen är ju digitalt. EU har ju dessutom antagit en samhällsreform som innebär att hela samhället, inom EU ska bli digitalt. På så sätt ser vi att bankväsendet har blivit allt mer digitalt. Kontoren är digitala, telefonerna, skolväsendet och sjukvården är snart helt digitaliserade. Vi kommer förmodligen att se allt fler kontor som blir digitala. Som begravningbyrå, innebär denna utveckling även att de arkiv och kontor som man behöver ha tillgång till, även kan behöva bli digitala.

Varför en digital begravningsbyrå?

Om du digitaliserar ditt kontor gör du det möjligt för dig själv och dina kolleger att komma åt de dokument som berör dina kunder, oavsett var du befinner dig. Du eller dina kolleger behöver alltså inte finnas fysiskt på kontoret för att komma åt och läsa de dokument som du kanske behöver kunna i kundkontakten.

1. Du minskar även utrymmet för ditt arkiv genom att göra det digitalt. Det innebär att du ju inte behöver ha några fysiska arkivskåp. Istället gäller det att du har tillgång till en dator, en mobil eller en läsplatta för att komma åt de dokument som du har arkiverade.

2. En digitalisering av dina dokument innebär att de är säkrare än när de ligger i ett dokumentskåp. En tjuv kan alltid ta sig in på ett kontor och läsa sekretessbelagda dokument (om nu någon vill det). Visserligen kan man alltid hacka ett konto, men då måste man ju veta vilket konto man ska hacka för att komma åt de dokumenten. 

3. En tredje fördel att ha dokumenten digitala är den att om du delar med dig av lösenord och användarnamn, kan fler än du få tillgång till dokumenten, på samma sätt som du. Det innebär att ingen behöver vara på kontoret för att kunna arbeta och ha tillgång till viktiga fakta när man arbetar.

Man kan få hjälp med revision och omvandling av dokument

Om man väljer att digitalisera sitt arkiv, kan man få hjälp med revision av sitt arkiv; vad gör man om det fattas något? Vilket slags filer behöver man ha för de dokument som finns? Finns det något som en begravningsbyrå behöver hjälp med, när det kommer till förvaring av känsliga uppgifter? Kan man göra dem ännu säkrare? Hur kan man samtidigt göra dem säkra, men mer åtkomliga för dem som behöver det? Som till exempel begravningsentreprenörer? Sådana svar kan du få om du vill läsa mer här om digitalt arkiv.

24 okt 2018